Prečo nezvládnuté služobné cesty stoja vašu spoločnosť peniaze

Služobné cesty majú veľa častí, čo vedie mnohé spoločnosti – v nádeji, že im ušetria čas, peniaze, zdroje alebo bolest hlavy – a v ideálnom svete, aby si služobné cesty spravovali zamestnanci sami. Ale má to naozaj zmysel? Koniec koncov, pravdepodobne nenecháte zamestnancov kupovať akýkoľvek kancelársky nábytok, ktorý sa im zapáči za firemný cent. A takmer určite nenecháte zamestnancov spravovať si vlastné benefity alebo mzdy. Prečo teda toľko spoločností umožňuje zamestnancom riadiť si svoje vlastné cestovanie? Poďme sa pozrieť na to, čo môže vašu spoločnosť stáť nezvládnutá služobná cesta a aký dopad to môže mať na zamestnancov.

Čo je to "nezvládnutá" služobná cesta?

Nespravované služobné cesty, niekedy známe ako „self-booking“, umožňujú zamestnancom robiť si cestovné rezervácie sami – zvyčajne kontaktovaním cestovných kancelárií alebo použitím online rezervačnej platformy, ktorá sa stará o zamestnancov, ktorí chodia na služobnú cestu vo voľnom čase, a potom predložením potvrdení na preplatenie.

Nevýhody nezvládnutých služobných ciest

Vo všeobecnosti sa neriadené služobné cesty propagujú ako jednoduchšie pre každého. Poskytuje väčšiu flexibilitu pre zamestnancov a vyžaduje menej manažmentu. Externá správa ciest môže byť tiež nákladná, takže umožnenie zamestnancom jednoducho rezervovať si cestovanie ad-hoc sa môže zdať aj nákladovo efektívnejšie. Ale je to naozaj tak?

Poďme sa na to spolu pozrieť 😎

Nedostatok pravidiel (alebo presadzovanie pravidiel)

Nespravované riešenia služobných ciest často využívajú menšie spoločnosti, ktoré ešte nemajú štandardizované pravidlá a systém rezervácie v rámci služobných ciest . Či tak alebo onak, nedostatok presadzovaných pravidiel vytvára množstvo problémov:

vyššie cestovné náklady pre vašu spoločnosť
nedodržiavanie zákonných cestovných predpisov
nedostatok údajov
zložité alebo neexistujúce schvaľovacie procesy, ktorých výsledkom je nedostatok dohľadu alebo vedomostí o tom, kam smeruje váš cestovný rozpočet
frustrovaní zamestnanci, ktorí môžu neúmyselne míňať peniaze z dôvodu nejasných alebo neexistujúcich zásad
Komplikácie pri vyúčtovaní a dohladovaní bločkov

Fragmentované rezervačné procesy

Podobne sú fragmentované rezervačné procesy nevyhnutné pri nezvládnutých služobných cestách. Keď si zamestnanci organizujú cestu sami, je pravdepodobné, že si cestu zarezervujú na viacerých webových stránkach, čím vytvoria viac faktúr pre váš finančný tím. Budú tiež musieť zaplatiť náklady a čakať na preplatenie, čo môže zamestnancom spôsobiť finančné ťažkosti. Tiež vám to bráni získať konsolidované cestovné údaje pre cenné informácie o trendoch spoločnosti a cestovných výdavkoch. Fragmentované rezervačné procesy tiež znamenajú, že všetko sa deje manuálne, čím vznikajú neorganizované a neefektívne procesy, ktoré strácajú čas, zdroje a výdavky spoločnosti. (Preto sme pre vás vytvorili riešenie Molea 😊)

Ďalším častým problémom je nedostatočná podpora cestovania vašich zamestnancov.

Keď vaši zamestnanci cestujú za prácou, máte voči nim zodpovednosť – zabezpečiť, aby mohli cestovať bezpečne, upraviť cestovné plány podľa potreby a poskytnúť podporu v prípade akýchkoľvek nepredvídaných okolností alebo zmien. Ak nám pandémia COVID-19 niečo ukázala, je to to, že okolnosti sa môžu rýchlo zmeniť, najmä pri medzinárodnom cestovaní. Neriadené cestovné procesy otvárajú vašu spoločnosť oveľa väčšiemu riziku, a to ako finančnému, tak aj z hľadiska bezpečnosti a ochrany.

Výhody riadených služobných ciest

Na druhej strane spravované riešenia služobných ciest znamená, že spoločnosti spravujú organizáciu služobných ciest pre svojich zamestnancov, a to buď prostredníctvom online alebo cloudového rezervačného nástroja, alebo prostredníctvom externej spoločnosti na správu ciest.

Manažmentu obchodných ciest sa často firmy vyhýbajú, pretože si myslia:

Nie sú dostatočne veľké, aby zaručovali riadený cestovný program
Je to priliš drahé
Narazia na príliš veľký odpor zamestnancov
Bude to ťažšie, ako požiadať zamestnancov, aby si služobnú cestu rezervovali sami

Naopak, firemné riadenie služobných ciest môže v skutočnosti viesť k úsporám nákladov prostredníctvom exkluzívnych obchodných zliav, dohodnutých sadzieb, vrátenia DPH, lepšej schopnosti sledovať a spravovať cestovné výdavky a ďalšie.

Ekektívna služobka

Či už si zvolíte tradičnú cestovnú kanceláriu alebo moderný systém na správu ciest, ako je Molea, okamžite získate väčšiu kontrolu nad procesom rezervácie. Zvýšená kontrola vám umožňuje zefektívniť procesy a centralizovať údaje, čo môže zvýšiť efektivitu. Cestovná technológia tiež podporuje automatizáciu procesov, čo vám umožňuje jednoduchšie presadzovať firemné cestovné politiky, automatizovať schvaľovanie, spravovať vykazovanie výdavkov a monitorovať cestovanie zamestnancov. Napríklad Molea využíva kombinovanú kúpnu silu svojej zákazníckej základne, aby vám poskytla najlepšie ceny leteniek a ubytovania za pomoci strategického partnera Pelikán.sk

Spravujte riziká a chráňte sa pred núdzovými situáciami

Azda najdôležitejšie je, že spravovaná cestovná platforma vám poskytuje zdroje na zmiernenie rizika. Zahŕňa to nepretržitý zákaznícky servis, ktorý pomáha zamestnancom vyriešiť akékoľvek problémy s cestovaním, ako aj flexibilitu pri plánovaní ciest a rezerváciách – oboje sú nevyhnutné pre služobné cesty. S Molea získate komplexnú platformu na rezerváciu ciest a správu výdavkov, ktorá vám umožní:

Balík služieb, podľa vašich potrieb
Dohodnuté sadzby, ktoré vám umožnia ušetriť až 30 % nákladov na služobné cesty
Komplexná, užívateľsky prívetivá platforma, ktorá vám umožňuje rezervovať a spravovať všetky rezervácie súvisiace s cestovaním na jednom mieste
Konsolidované faktúry a automatizované procesy na úsporu času
24/7, 7-hviezdičková zákaznícka podpora a núdzová pomoc

Tím Molea